2024.07.05
営業日報が惰性？作業？毎日変わらない？…になっていません？
忙しいのに…面倒だな？と思って書いていません？
上長のレスポンスに問題があるケースの方が多いようですが…
何の為の日報なのか…ちゃんと定義されていない中小企業が多いようです。
ただ…書いたから…帰ろっ！的な…
毎日…書く必要って？？？
Googleカレンダー？を見れば分かるんじゃ？
営業日報が惰性になってしまう原因はいくつか考えられますが、主に以下の点が挙げられます。
1. 報告内容が形式的になっている
単に数字やテンプレートを丸写ししたような報告書では、作成者にとっても、見る人にとっても、学びや気づきが得られません。具体的な活動内容や成果、そこから得られた示唆などを盛り込むことで、報告書作成自体が学びの機会となります。
2. 報告の目的が明確でない
「上司に怒られないように」「とりあえず提出できればいい」といったように、形式的な提出だけを意識した報告書では、作成者のモチベーションも下がってしまいます。報告書を作成することで、何を達成したいのか、どのような情報を共有したいのかを明確にすることが重要です。
3. 報告の頻度やタイミングが適切でない
毎日書く必要のない内容を毎日書いていたり、逆に重要なタイミングで報告を怠っていたりしては、せっかくの報告書が意味を成しません。報告の目的や内容に応じて、適切な頻度とタイミングで作成することが重要です。
4. 報告の書き方が悪い
読みづらい文章や、誤字脱字が多い報告書では、せっかく良い内容を書いていても台無しです。簡潔で分かりやすい文章を心がけ、誤字脱字がないかを入念にチェックしましょう。
5. 報告に対するフィードバックがない
せっかく報告書を作成しても、上司や先輩から何もフィードバックがなければ、改善点を見つけることができず、モチベーションも下がってしまいます。報告書に対して、良い点と改善点を含めたフィードバックをもらうようにしましょう。
営業日報が惰性にならないようにするには、上記のような原因を踏まえ、以下のような対策を講じることが重要です。
1. 報告内容を具体的にする
単に数字や結果だけでなく、具体的な活動内容やその背景、成果をどのように達成したのかなどを詳細に記述しましょう。また、数字だけでなく、定性的な情報も盛り込むことで、より説得力のある報告書になります。
2. 報告の目的を明確にする
報告書を作成することで、何を達成したいのか、どのような情報を共有したいのかを明確にしましょう。目標達成のための進捗状況を報告するのか、問題点を共有して改善策を検討するのか、それとも社内の事例として共有するのかによって、報告書の書き方や内容が変わってきます。
3. 報告の頻度やタイミングを適切にする
報告書の目的や内容に応じて、適切な頻度とタイミングで作成しましょう。例えば、日々の活動内容を詳細に記録する必要がある場合は、毎日報告書を作成する必要がありますが、週次や月次の進捗状況を報告する場合は、そこまで頻繁に作成する必要はありません。
4. 報告書の書き方を工夫する
簡潔で分かりやすい文章を心がけ、誤字脱字がないかを入念にチェックしましょう。また、表やグラフなどを活用して、視覚的に分かりやすい報告書にすると良いでしょう。
5. 報告に対するフィードバックをもらう
上司や先輩から、良い点と改善点を含めたフィードバックをもらうようにしましょう。フィードバックをもらうことで、自分の報告書の弱点を把握し、次回の報告書に活かすことができます。
上記以外にも、以下のような工夫も有効です。
- 目標を共有し、進捗状況を報告する
- 課題や問題点を共有し、解決策を検討する
- 成功事例を共有し、ナレッジを共有する
- 他の社員と報告書を共有し、相互に学び合う
営業日報は、単に過去の活動を記録するだけでなく、**「未来の行動を改善するためのツール」と捉えることが重要です。
上記のような対策を講じることで、営業日報をより効果的なツールとして活用し、自身の営業活動の質を向上させることができます。
by Gemini